外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。

　　一.接单：接单也即合同的签定，订单的取得。

　　合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

　　1.下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax,Email或书面合同等方式。

　　2.接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

　　3.接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：

　　(1)合同：(CONTRACT)合同有销货合同(SALESCONTRACT)和购货合同(PURCHASECONTRACT)。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

　　(2)确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALESCONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASECONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。

　　还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

　　4.接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。

　　(1)询盘：(INQUIRY)又叫询价。

　　(2)发盘：(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

　　(3)还盘：(COUNTER-OFFER)又叫还价。

　　(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

　　二.审单：即审核合同

　　1.审单内容：

　　确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

　　2.审单方法：

　　(1)产品名称，规格：

　　审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?

　　有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

　　(2)质量：

　　也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

　　(3)数量：

　　应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。

　　约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

　　(4)单价，总额的审查：

　　1.客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错?新客户下单，要查看我们给他的报价。

　　2.通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑，港币，欧元)

　　(5)价格条款的审查：

　　出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：

　　FOB船上交货价(指装运港的价格条件)

　　C&F(Freight or Carriage Paid to…..)运费付至指定目地的交货

　　CIF成本+保险费+运费(指目的港)价格

　　常用的FOBCFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：

　　(1)FOB价格换算为其它价：

　　CFR价=FOB价+运费

　　FOB价+运费

　　CIF价=-----------------------

　　1-保险费率X投保加成

　　(2)CFR价格换算为其它价：

　　FOB价=CFR价–运费

　　CFR价

　　CIF价=----------------------------

　　1–保险费率X投保加成

　　(3)CIF价格换算为其它价：

　　FOB价=CIF价×(1–投保加成X保险费率)-运费

　　CFR价=CIF价×(1–投保加成X保险费率)

　　(6)付款方式审查：

　　1.付款方式是否能接受?LC，付定金，等等。

　　2.支付的货币能否接受?

　　(7)包装要求的审查：

　　1.工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受?

　　2.客户提供的包装(彩印，尺寸)我们能否做?

　　3.客户提供的包装资料是否齐全?(内包装，外包装，标签，说明书)

　　内包装：普合，白合，彩合，吸塑

　　外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

　　(8)交货期的审查

　　(1)跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

　　(9)交货方式的审查：

　　运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。

　　注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运(赶销售)，我们可要求客户承担多出部分的费用。

　　关于样品：

　　要获取订单，备好样品是很重要的一步。

　　1.寄目录，样本：

　　2.准备样品。

　　(1)工厂现有的款式

　　(2)新款

　　(3)客户来样。

　　要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：

　　(1)有完整的产品资料，主动进行宣传。

　　(2)新品的成本，价格要进行核算。

　　(3)新品的制作要留有实样。

　　(4)客户的来样要保存好原样。

　　三.形式发票：PROFORMAINVOICE

　　买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人，合同号，形式发票号，开出日期)。产品信息(品名，数量，价格，交货期)。合同条款(价格条款，付款方法)。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

　　注意几点：

　　1.单价条款要明确(FOB,CFR,CIF)

　　2.交期要明确

　　3.付款条件要明确(LC,TT)

　　四.出口货物跟单的基本程序：

　　出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

　　(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。

　　(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

　　改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

　　(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：

　　出货装柜：(P。28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

　　A.货柜选择：(P。29)根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’29–30立方/17.5吨40’58–61立方/22.5吨40’H68–71立方/27.5吨

　　B.制作装箱单：(P。30)装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

　　C.跟踪装柜：(P。31)出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

　　(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

　　A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。

　　要在L/C的有效期内将单据送交银行。

　　出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

　　B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。

　　单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁

　　五.进口货物跟单的基本程序：

　　(1)就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。