领导者必须具备的开会技巧

2016-12-19 00:00:00嘉辉 领导力培训

  掌握正确的开会技巧,是做好领导管理工作的基本功。那开会有哪些技巧呢?下面和小编一起来看看吧:

  (一)会议的功能

  会议有以下六项功能:

  1、信息沟通:通过会议,可以传达上级的意图,公布企业整体状况,了解下属工作情况,明了下属思想情绪状态,及沟通其它信息。

  2、生成方案:通过会议的研究讨论活动,可以产生解决问题或展开行动的方案。

  3、统一思想:通过会议,可以融合各种不同的见解,达成一致的思想,以指导组织的各个部分,在核心思想指导下协调一致地行动,增强了组织的协调性。

  4、产生权威:通过会议形成的决议,常常比单纯的行政命令更具权威性。因为,会议决议含有民主的成份、集体的智慧;反对会议决议,一定程度上就是和众人作对。比如,全国人民代表大会的决议,对全社会的影响力和冲击力,就比一份单纯的红头文件或行政命令强烈。

  5、地位象征:按照我们中国人的价值观念,许多人认为,参加会议越多,表示社会地位越高;因此,会议也成为一种地位象征、待遇象征。我们常常发现这样的情况:有的人之所以反对某项方案,小部分原因是他认为方案本身有漏洞,而绝大部分原因是没有请他参加会议,感到自己的地位与尊严受到了藐视。

  6、调节情绪:有些会议并无太多的日常管理实质内容,而纯粹是通过会议来调节与会者的情绪与心态,为某种特定的管理需求服务。例如,誓师大会、保险公司对推销员开的早会(许多保险公司通过给推销员开早会,来安慰失败者,鼓励成功者,激励拼搏、振奋精神)、干部任命会议。

  (二)主持布置任务会议的技巧

  1、布置任务的会议,是最常见的会议之一。布置任务会议的技巧,在一定程度上直接影响下属的工作效率。未经专门训练的管理干部,在布置任务的会议上,常会犯一些原则性错误。

  2、我们主持布置任务的会议,必须注意的“四原则”,即人,责任一定要指派到具体的人身上,并且,一件事一个人负责;时间,必须明确限定完成任务的时间,除非不言自明;标准,必须明确完成任务的达标要求,并且,极具可操作性;检查,要营造——上级会随机监督、检查的气氛。对于四原则,我们结合事例来进行一番分析。

  3、责任一定要指派到具体的人身上,并且,一件事一个人负责。

  4、一般限定完成任务的时间,除非不言自明。

  作为领导者,是否养成布置任务的同时限定完成任务时间的习惯,在很大程度上,会直接影响下属的工作效率。研究统计表明,领导者养成给下属"限定完成任务时间"的习惯,可以提高工作效率30%~50%。如果,没有限定完成任务的时间,大多数下属“天然地”具有拖延任务的倾向;在极端的情况下,甚至可能把完成任务的时间,拖沓得遥遥无期。

  给下属限定完成任务的时间,必须告知明确的、数值量化的时间概念;禁止出现以下这些模糊的时间概念:越快越好、尽快完成、尽最快的速度完成……等等。须知:所谓越快越好之类的范围是十分模糊的,比如三小时、一天、二周、三个月,都可以划入越快越好的范畴。

  如果领导无法提供准确的时间限制,也必须预测出完成任务的时间范围。也许这个预测的时间范围存在数值上的误差。但是,比“越快越好”更能产生实际的指导意义。

  5、明确完成任务的达标要求,并且极具可操作性;很多领导者异想天开地认为:只要自己明白任务的优劣标准,下属也自然会不言自明。但是,调查发现:大多数下属并不能准确地掌握上级的意图;这导致任务完成的绩效,与领导的期望值相距甚远,甚至南辕北辙、大相径庭。

  告诉下属完成任务的优劣标准,必须是可操作性的标准;有的领导告诉下属:一定要做好、效果要好、只能干好不能干砸、一定要让我满意、要有用……等等,这些标准都属于不具备可操作性的标准;因为上述的每一个标准,都可以引发出多种角度、因而也是多种标准的理解。所以,领导者在布置任务时,必须要避免使用语言、词汇的广义性与不确定性。

  6、要营造上级会随机监督、检查的气氛。

  领导者完成任务布置以后,同时必须让部下感到:领导会随时亲临现场、检查任务的执行进度。如果部下认为:这位领导布置任务,是“前布置后忘记”,并且,肯定不会来检查进展情况,那么,部下在执行任务过程中,偷工减料的现象就难以避免了。

  所谓”气氛”,就是部下感觉到上级亲临现场检查工作进度,仅仅是一种“可能”,是对员工的一种心态压力;同时,将这种检查定位为一种“可能”、一种压力气氛,还有利于领导者根据自身的日常工作安排,以及对执行任务的部下信任度,决定是否真的亲临检查。当然,形成并维持这种气氛,没有别的办法,只能是有选择地抽查下属的工作,以对全体执行者起到警示作用。

  (三)主持讨论会的技巧

  所谓讨论会,就是通过开会讨论的形式,求得解决现实问题的方案。

  讨论会是管理工作当中相当重要的环节。善于主持讨论会的领导者,能够获得尽量多、尽量全面、尽量符合实际需求的建议和方法;不善于主持讨论会的领导者,往往不能从集体的智慧中吸取有益的成份,需要做出决策时,也往往是孤家寡人、闭门造车,结果,或异想天开、盲目冲动,或畏头缩脑、妄自菲薄。

  主持讨论会的原则,有以下十个方面。

  1、主题复杂的讨论会,要提前将议题通告参加会议者,以免讨论缺乏深刻。

  只有提供充分的思考时间,才能让与会者对复杂的议题,形成并发表比较深刻的见解。如果临到会议召开时,才将需要慎重考虑的复杂议题提交与会者讨论,通常导致讨论结果流于肤浅,云山雾海而没有结果。

  2、营造或选择一个相对宽松的环境。

  严肃的会议气氛,会抑制与会者的创新思维。因此,召开讨论会的地点,应该选择比较宽松的环境。在开会之前,主持者也应该率先引发一些愉悦心情的话题,发布一些令人鼓舞的讯息,然后,自然而然地转入主题,并激励与会者畅所欲言、坦诚直言。

  3、持不要首先发表自己的见解。

  首先,讨论会的主持人一般即是领导者。领导者首先发表自己的见解,就会为会议议题定下基调,限制与会者的思维空间,压抑大家的创新欲望;因为,下属或员工提出与领导者不同的见解,无疑在某种程度上体现对领导者能力的怀疑、甚至否定。如此心态和情绪的产生,将导致百家争鸣的讨论会,演变成领导者的独角戏;于是,原本可以博采众长的优秀方案,却在与会者的一致沉默当中,消失得无影无踪。

  其次,领导者也是一个普通人,不是全知全能的“神仙”;领导者以引发讨论为动议而首先发表的见解,往往布满漏洞;他的见解通常成为与会者内心批判的众矢之的。这种批判心态的深入与扩大,往往引发与会者窃窃私语:“瞧,我们这位领导真是个糊涂蛋,又出馊主意了”;其结果,必然导致领导者形象受到损伤。

  如果,领导者处于讨论会尾段发言——将自己对他人观点的认同标准,隐含在总结、补充、修正正反两方面意见的过程中——则必然是最完整、最全面、漏洞最少的发言;这对提高领导的威信大有好处。

  那么,作为主持人的领导者其“开场白”应该如何措辞呢?

  领导者的“开场白”应该激励大家畅所欲言,阐述清楚会议的目的、背景,以及前期工作总结;在表述以上所有内容时,必须摒弃对讨论主题隐含态度倾向,坚决不能在一字半句当中,提供下属揣摩领导者态度倾向的依据。唯此,才可确保讨论结论的全面性、公正性、客观性。

  4、对于好的建议应鼓励,质量不高的建议不能批评。

  每位下属,在提出自己建议之前,都是认为自己的建议是有效的,并且,下属并不能确切地预知上级对自己的建议的反应。如果,对于质量不高的建议予以批评,就会堵塞言路,使人不敢发言。因为,下属会认为:“我的发言,说不定会招致批评,何必自讨没趣,还是不发言为妙”。因此,主持者对于质量欠佳的建议予以批评、指正、纠偏,绝对是一个坏习惯;有这样坏习惯的主持者,是开不好讨论会的。

  正确的方法是:听到了好的建议,主持者应该通过口头表扬、点头致意、满面笑容、追问细则等行为,来鼓励发言者继续发言。对于所听到的、质量欠佳的主意,只须装作没听见就可以了。

  当然,有的人提出坏建议,其动议不是由于思维方法不同或能力问题,而是故意捣乱,那么,就必须予以批评。

  5、在讨论会中,常常出现小事情占据大时间的情况,主持者要尽力消除这种弊端。

  6、参加讨论会的人数不能太多,控制在5~10人为宜

  讨论会中有这样一个规律:发言的真实性与参加会议的人数成反比。参加会议的人数越多,发言者的顾忌就越多。只要会议的参加人数超过了十几人,发言者难免采用“官话”、“套话”来表述,其观点也就会变得冠冕堂皇、似是而非了。因此,参与讨论会的人不能太多;否则,根本不能得到切实有用的东西。

  但是,如果认为“参加讨论会的人越少越好”,那么,人数太少也无法激发起活跃的气氛,阻碍了新思想的产生。讨论会人数以5~10人为宜。

  7、开讨论会应有结论

  主持者在会议即将结束时,应对讨论进行状况有明确的结论。这个结论,应尽可能综合了各方面合理成份;用张三的意见,加强李四的意见,用王二的意见,补充麻子的意见,这样才能充分调动各方面的积极性。

  没有结论的会议,等于没有开会。如果,一次会议不能做出整体结论,也必须做个阶段性的小结,使得会议的成果有具体的体现。

  8、有了结论以后,应把任务分摊给具体的人。按照布置任务的程序进行操作。

  上述,就是主持讨论会时应注意的基本原则,我们把讨论会常见的错误编成四句顺口溜:

  会而不议:开了会却走了题;

  议而不决:开了会虽没有走题,但也没有结论;

  决而不行:开了会虽然有结论,但没有把任务分摊到具体的人身上;

  行而无果:任务虽然分摊到了具体的人身上,但是,却没有效果;原因是,没有去检查。

[领导力培训]相关推荐

[领导力培训]相关栏目推荐
查看更多
上一篇:企业领导管理的技巧 下一篇:提升领导力的方法