办公软件word文档使用技巧

2016-12-17 00:00:00少芬‍ 办公自动化

  大家平时肯定经常用到word软件来敲打报表,日常会议等一些相关记录,小编在这里给大家推荐一下不错又方便的小技巧哦。

  编辑长文件更轻松

  相信大家都有这样的经历:在使用Excel、Word编辑长文档时,有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦,还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置,发现鼠标指针变成双箭头,此时按住鼠标左键向下拖动,文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容,在下面编辑区找到需要粘贴的位置,这样你就可以复制内容了,而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

  取消“自作聪明”的超级链接

  当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,如果不小心在网址上按一下,就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能,就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具→自动更正选项”,单击“键入时自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样,以后再输入网址后,就不会转变为超级链接了。

  同时保存所有打开的Word文档

  有时在同时编辑多个Word文档时,每个文件要逐一保存,既费时又费力,有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时,单击“文件”菜单,大家看,已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令,这可就方便多了。

  巧妙设置文档保护

  在用Word 2000/XP打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐,要暂时离开一下,关闭文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体”,然后设上密码。怎么样,光标跑到了文件头,任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了,不错吧。等回来时,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一切又正常了。

  将Word表格巧妙转换为Excel表格

  先打开带表格的Word文件,接着选中整个表格,先将光标放在表格的任一单元,在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击,整个表格的字会变黑表示全部选中,单击右键,在出现的菜单中选择“复制”;然后打开Excel,再单击右键,在出现的菜单中选择“选择性粘贴”,在出现的对话框中有6项菜单可选,选择“文本”并确定就行了。

  在Word文档中插入MP3文件

  在Word文档插入声音文件,一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”,从“剪贴库”中选取插入。但是,这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件,可打开Word文档,把光标移到你要插入声音文件的位置,选择“插入”菜单下的“对象”选项,在打开的“对象”对话框中,选择“由文件创建”活页卡片,点击“浏览”按钮,从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件,并确定。当“浏览”对话框自动关闭后,点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮,稍等一会儿,插入点就会出现MP3文件的图标,双击它即可播放。但必须说明,在此操作之前必须在Windows 中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。

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